Общее правило
В каждой заготовке ниже указаны три вещи: ситуация, тон и длина. Это не украшение — без них модель выдаёт усреднённо-корпоративный текст, который не нравится никому.
И ещё одно: всегда добавляйте контекст своими словами. Кто адресат, что было раньше, чего вы хотите добиться. Работать удобно в чате или на странице написания письма.
Десять ситуаций
1. Отказ. «Напиши отказ на это предложение. Вежливо и однозначно, без ложных надежд и без "возможно в будущем". Четыре предложения.»
2. Напоминание о просрочке. «Клиент не оплатил счёт, срок прошёл 5 дней назад. Напиши напоминание: спокойно, без упрёка, с конкретной датой и суммой, с одним понятным следующим шагом.»
3. Извинение за свою ошибку. «Мы сорвали срок. Напиши письмо: прямо признать, назвать что уже делаем, дать новую дату. Без оправданий, без "к сожалению так вышло". Пять предложений.»
4. Эскалация. «Вопрос не решается на уровне исполнителя третью неделю. Напиши письмо руководителю: сдержанно, только факты, с хронологией по датам, с конкретной просьбой в конце.»
5. Холодное письмо. «Первое письмо в незнакомую компанию. Коротко: кто я, почему пишу именно им, что предлагаю, один вопрос в конце. Не больше 100 слов, без комплиментов компании.»
6. Ответ на резкое сообщение. «Вот письмо клиента. Сначала разбери: в чём фактическая претензия, а в чём эмоция. Потом напиши ответ, который отвечает на настоящую тревогу. Не оправдываться и не спорить.»
7. Просьба о переносе. «Нужно перенести встречу. Напиши коротко: назвать причину одной фразой, предложить два конкретных слота, извиниться один раз.»
8. Отказ в скидке. «Клиент просит скидку, которую мы не даём. Объясни, из чего складывается цена, предложи альтернативу с меньшим объёмом. Уважительно, без защиты.»
9. Письмо после встречи. «Вот мои заметки со встречи. Напиши письмо-резюме: что решили, кто что делает и к какому сроку, до какого числа возражения.»
10. Плохие новости. «Нужно сообщить, что проект закрывается. Напиши письмо команде: главное в первом абзаце, без канцелярита, честно про причины, что будет дальше с людьми.»
Три варианта вместо одного
Универсальный приём: просите сразу несколько версий по интонации.
«Напиши три варианта: мягкий, нейтральный и жёсткий. Пометь, в какой ситуации какой уместен.» Выбирать из готовых быстрее, чем калибровать тон переформулировками.
Что проверить перед отправкой
| Что смотреть | Почему |
|---|---|
| Длина | Первый черновик почти всегда длиннее нужного |
| Обещания | Модель не знает ваших сроков и полномочий |
| Личные детали | Всё, что она «вспомнила» о человеке, — выдумка |
| Своя интонация | Прочитайте вслух: так ли вы говорите |
Последний пункт важнее остальных: письмо, написанное не вашим голосом, читается как чужое, даже если содержание верное.
Подробный разбор работы с почтой — в гайде про деловую переписку.
Попробовать можно на ГПТ Россия: новичку начисляется приветственный бонус 50 ₽, сервис работает без VPN, оплата в рублях российской картой. Больше заготовок — в разделе шаблонов.
Частые вопросы
Нужна ли дорогая модель для писем?
Нет. Письма — простая задача, экономичные модели справляются с тоном и структурой. Сильную модель имеет смысл включать только там, где от письма зависит крупная сделка.
Как быть с письмами на английском?
Просите сразу на нужном языке и указывайте регистр: деловой английский в разных странах устроен по-разному. Полезно добавить «носитель не должен заподозрить перевод».
Можно ли автоматизировать ответы полностью?
Черновик — да, отправку — нет. Часть писем требует вашего решения, а не вашей формулировки, и подменять одно другим опасно.
